Ռապորտի վրա ազդող կարևոր գործոններից են սենյակի ֆիզիկական պայմանները, հատկապես կոնսուլտանտի և այցելուի տեղաբաշխումը և նրանց միջև եղած ֆիզիկական հեռավորությունը։
Խմբային պարապմունքներն ու հանդիպումները ցանկալի է անցկացնել բավականաչափ ընդարձակ և լուսավոր սրահներում։ Դա բարենպաստ ազդեցություն է գործում ընդհանուր մթնոլորտի վրա։ Միևնույն ժամանակ սրահը պետք է բավականաչափ մեկուսացված լինի արտաքին աշխարհից և մատչելի չլինի կողմնակի դիտորդների համար։
Անհատական զրույցների ժամանակ սենյակի կահավորանքը և իրերի դասավորությունն այնպիսին պետք է լինի, որ այցելուն ստիպված չլինի նստել մեջքով դեպի դուռը։ Այսպիսի դիրքը այցելուի մոտ անպաշտպանության և ներքին մեծ լարվածության զգացում է առաջացնում, որր թույլատրելի չէ (այդպիսի վիճակում մարդն անգիտակցորեն սպասում է, որ ցանկացած պահի կարող է դուռը բացվել, և կողմնակի մարդիկ կարող են ներս մտնել ու խանգարել իրենց)։
Խոսքը գնում է ոչ թե այցելուի ֆիզիկական հարմարավետության, այլ նրա մոտ իրավիճակը վերահսկելու և պաշտպանվածության բազային, կարևոր զգացումն ապահովելու մասին։ Այդ նույն պատճառով չի կարելի այցելուին նստեցնել դեմքով դեպի լուսավոր պատուհանը կամ ուժեղ լույսի աղբյուրը (այդ դեպքում պատուհանը պետք է վարագուրված լինի)։
Շատ կարևոր են կոնսուլտանտի և այցելուի փոխադարձ դիրքերը։ Ցանկալի չէ այն դեպքր, երբ կոնսուլտանտն ու այցելուն նստում են սեղանի երկու կողմերում՝ իրար դեմ հանդիման։ Այդ դեպքում սեղանը հաղորդակցման արգելք է հանդիսանում, զրուցակիցների միջև պաշտպանական և մրցակցային հակազդումներ հարուցում, որը բնականաբար ցանկալի չէ։ Սեղանի առկայությունր նպատակահարմար է պաշտոնական շփումների և բանակցությունների ժամանակ, այլ ոչ թե ոչ ձևական և անմիջական շփումների դեպքում։ Բացի այդ, դիմահար հայացքների առկայությունր մասնակիցներին մղում է փակվելու և պաշտպանական ղիրք գրավելու։
Նախընտրելի է այն դիրքր, երբ կոնսուլտանտը և այցելուն նստում են ոչ թե դեմ դիմաց, այլ դիմահար հայացքներից խուսափելու համար, մի փոքր անկյան տակ։ Որոշ այցելուներ իրենց ավելի պաշտպանված են զգում, երբ գտնվում են սեղանի հետևում կամ նրա մոտ։ Այցելուն և կոնսուլտանտը շատ մոտ կամ շատ հեռու չպետք է նստեն։ Հանձնարարելի է 1,5-2,5 մ հեռավորությունր։ Բանն այն է, որ յուրաքանչյուր մարդուն շրջապատող ֆիզիկական տարածությունը բաժանվում է որոշակի գոտիների, որոնք հոգեբանական տարբեր նշանակություն ունեն և էապես ազդում են հաղորդակցման բովանդակության վրա։
Զրուցակիցների փոխադարձ դիրքերը, նրանց միջև եղած հեռավորությունր և նրանց տեսագծերով կազմված անկյունը զրույցի ընթացքում կարող են փոփոխվել։ Նկատված է, որ փոխադարձ վստահության աճելուն զուգրնթաց զրուցակիցների տեսագծերով կազմված անկյունը սկսում է փոքրանալ, և նրանք այլևս չեն խուսափում դիմահար հայացքներից։ Եվ հակառակր՝ անվստահության և բացասական զգացումների դեպքում այդ անկյունը մեծանում է։
Ցանկալի է, որ կոնսուլտանտի և այցելուի բազկաթոռները լինեն միատեսակ։ Սկսնակ կոնսուլտանտներին որպես հիշեցում նշենք, որ փոխադարձ դիրքերի ու հեռավորությունների ստորև բերված տարբերակները պարտադրանքի ուժ ունեցող դոգմաներ չեն և չեն բացառում այլ տարբերակներ։ Նպատակր պետք է լինի զրուցակիցների մոտ պաշտպանվածության և հարմարավետության զգացում ապահովելը:
Երբեմն, երբ այցելուն ինտենսիվ ապրումներ է ունենում և աջակցության կարիք են զգում, կարելի է կրճատել փոխադարձ հեռավորությունը և նստել անմիջապես նրա կողքին։ Սա աջակցության ոչ բառային դրսևորման ձև է և պետք է լինի ինքնաբուխ և բնական։ Այսպիսի աջակցությունը առավել տեղին է լինում դեռահասների և սոցիալապես ոչ հասուն անձանց հետ աշխատելիս։
